Organizacja eventów firmowych – 5 podstawowych błędów


Notice: Undefined variable: sharify_buttons in /var/www/html/wp-content/plugins/sharify/sharify.php on line 287

Organizacja eventów firmowych – 5 podstawowych błędów

 
organizacja eventów
 

Organizacja eventów firmowych, nawet w wykonaniu osób, które robią to zawodowo, nie zawsze jest idealna. Mimo dobrej woli, ambicji i doświadczenia, każdy może czasami popełnić najprostszy błąd. Może to być niesprawdzenie znaków drogowych na miejscu zbiórki, zbagatelizowanie podstawowych potrzeb klienta lub jakikolwiek inny element, który normalnie jest pod kontrolą wykwalifikowanego event managera. Całe szczęście, większość z tych błędów można szybko naprawić, co nie wpływa znacząco na jakość organizowanej imprezy. Zdarzają się jednak duże potknięcia i to właśnie na nie trzeba wyjątkowo zwracać uwagę, upewniając się, że NIGDY nie będą miały miejsca. Dobra organizacja, kompletna lista rzeczy do zrobienia i niezawodny zespół – to tylko część rzeczy, które mogą pomóc Ci uniknąć katastrofalnych błędów. Na co powinieneś uważać i czym powinieneś się kierować opisaliśmy w poniższym artykule.

 

1. Błąd w zrozumieniu potrzeb klienta

To jest pierwsza rzecz, którą każdy event manager powinien wiedzieć. Organizacja eventów firmowych musi odbywać się bezpośrednio z osobą go zlecającą, która najlepiej potrafić określić rzeczywiste potrzeby swojej grupy. W niektórych przypadkach jest to niemożliwe, a wtedy należy dowiedzieć się wszystkich szczegółów, które dostępne są dla pośrednika. Zdecydowanie jednak należy się w tym przypadku kierować zasadą, że w miarę możliwości, należy unikać wszelkich dodatkowych punktów, na których informacja lub wytyczne mogą ulec przekształceniu. To nigdy nie wpływa dobrze na organizowaną imprezę. Bardzo pomocny i czasami wręcz niezbędny w wykorzystaniu jest eventowy brief, który odpowiednio sformułowany, pozwoli na wydobycie z klienta wszystkich kluczowych i niezbędnych do organizacji wydarzenia informacji.

2. Wybór złej lokalizacji

Często zdarzają się sytuacje, w której event manager wybiera ciekawe miejsce, które znajduje się jednak w trudno dostępnej lokalizacji. Należy się tego błędu ustrzec, ponieważ nie ma bardziej frustrującej sytuacji, niż problemy ze znalezieniem wybranego miejsca. Jeżeli dojazd w wybraną lokalizację nie jest łatwy, to upewnij się, że Twój klient lub zamówiony kierowca jest wystarczająco dobrze poinformowany i wie, jak się na wskazane miejsce dostać. Dobrym pomysłem jest ulokowanie w odpowiednich miejscach drogowskazów lub wskazówek, które nakierują uczestników na miejsce organizowanego wydarzenia. Warto się również upewnić we wszystkich kwestiach związanych z parkingiem, ponieważ także ten element może być niechcianą pomyłką w organizowanej przez Ciebie imprezie.

3. Błąd w oszacowaniu realnego harmonogramu imprezy

Ten błąd może zniweczyć Twoje wcześniejsze dokonania i zaważyć na końcowym sukcesie wydarzenia. Organizacja eventów firmowych opiera się na dobrze sformułowanym harmonogramie, który służy jako kodeks postępowania, zarówno dla Ciebie i Twojej drużyny, jak i klienta uczestniczącego w imprezie. Musisz upewnić się, że wszystkie Twoje wyliczenia są poprawne i odwzorowują faktyczny czas trwania wybranych czynności. Zabezpiecz się zostawiając sobie odpowiednie luki czasowe, które pozwolą zachować Ci większą elastyczność prowadzonej imprezy.

4. Źle rozpisany budżet

Organizacja eventów firmowych opiera się w głównej mierze na ciekawym, rozsądnym i dopasowanym do potrzeb klienta połączeniu poszczególnych elementów, które tworzą wyjątkowe wydarzenie. Wszystkie z nich, mają swój koszt, który trzeba starannie policzyć i przedstawić klientowi w końcowej ofercie. Przy dużych realizacjach, nietrudno o błąd i przeoczenie części z nich. Te malutkie w kontekście wydarzenia koszty, po podsumowaniu, mogą kosztować event managera naprawdę sporą sumę. Każdy z nich jest równie ważny i nie można go pominąć w końcowym budżecie. Dobrą metodą jest wygospodarowanie pewnej kwoty, która pozwoli na zabezpieczenie w podobnych sytuacjach.

5. Błąd przy podpisywaniu umów z podwykonawcami

Każdy umowa z hotelami, sprzedawcami czy podwykonawcami imprezy, powinna być sformułowana i podpisana. Błąd przy odpowiednim konstruowaniu umowy może doprowadzić do wielu pomyłek, których nie będziesz w stanie powstrzymać. Upewnij się, że każdy podwykonawca podpisuje się dokładnie pod tym co od niego wymagasz. Sprawdź kilka razy czy każdy punkt został na podpisywanej umowie zawarty i jest on jasny dla zleceniobiorców. Organizacja eventów firmowych to również ogromna ilość rozrachunków. Dokonaj weryfikacji wszystkich terminów płatności, które są późniejszą podstawą do poprawnego rozliczenia prowadzonej imprezy. Skrupulatność i dokładność jest w tym przypadku niezwykle wskazana i pozwoli Ci uniknąć wielu kłopotów, będących efektem źle sporządzonej umowy.

Podobne posty: