Organizacja imprez integracyjnych – cz. 2

Organizacja imprez integracyjnych – cz. 2

 
Organizacja eventu
 

Upewnij się, że masz wszystko pod kontrolą

Ustal datę, miejsce, listę uczestników, zespół z którym realizujesz przedsięwzięcie, nazwę eventu oraz jego logo (jeżeli je posiada). Czy jest cokolwiek co mogłoby pójść nie tak? Jakiekolwiek roszady lub odstępstwa od planu, które mogą pojawić się w ostatniej chwili. Na tym etapie to wszystko powinno być dokładnie zapisane. Organizacja eventu pod Twoje dyktando wymaga szczegółowości.

 

Spotkaj się ze swoim zespołem

Zatwierdź budżet, harmonogram, datę rozliczenia etc. Zrób to wraz z członkami swojego zespołu i kierownictwem. To jest właściwy moment, aby poruszyć wszystkie wątpliwe kwestie oraz odpowiedzieć sobie na ewentualne pytania. Czy każdy zna swoje obowiązki? Czy jest zapoznany ze wszystkimi elementami wydarzenia, a zarazem każdym z osobna?
• Powtórzmy, spotkaj się ze wszystkimi członkami zespołu oraz wolontariuszami, którzy biorą udział w przedsięwzięciu i przedyskutuj problemy, które mogą się pojawić. Jest to także idealny czas, aby stworzyć plan działania.
• Upewnij się, że Twój zespół nie ma żadnych wewnętrznych problemów. Pozostań w kontakcie z team leaderami, nie zapominając przy tym o pozostałych osobach zaangażowanych w wydarzenie.

 

Rozdziel obowiązki

Jeśli przedsięwzięcie można sklasyfikować jako ‘mega-event’, wyznacz kilku koordynatorów, którzy będą kontrolować przebieg poszczególnych sekcji. Wskaż wśród nich team leadera, który uporządkuje cały projekt. Musi to być osoba godna zaufania, najlepiej doświadczona (wyrażenie organizacja eventu nie powinna powodować u niej podwyższonego tętna) i posiadająca autorytet, która będzie w stanie zapanować nad ewentualnymi problemami czy konfliktami.
• Dobrym pomysłem jest, aby wyznaczyć osoby, które będą pełnić role komitetu powitalnego. W zależności od formy eventu, rolę tę mogą pełnić hostessy z szampanem lub elegancko ubrani greeterzy. Zadbają oni o poczucie gości, że znajdują się w dobrych rękach.

 

Aktualizuj na bieżąco stronę internetową

Z całą pewnością sprawnie poruszasz się na facebooku i twitterze, ale istnieje mnóstwo innych portali, które warto wykorzystać przy rozpowszechnieniu wydarzenia. Eventbrite, Evite czy Meetup to przydatne kanały, poprzez które Twoje eventy zyskają dodatkowy rozgłos i dotrą do większej ilości odbiorców! Jeżeli chcesz prowadzić internetową sprzedaż biletów na swoje wydarzenie, skorzystaj z popularnych stron świadczących takie usługi.
• Oczywiście, jeżeli posiadasz własną stronę, prowadzisz blog czy profil na innych portalach, wykorzystaj je do dodatkowej aktywności. Możesz ustawiać przypomnienia, wrzucać zdjęcia oraz kontrolować listę obecności. Im bardziej będziesz aktywny tym mocniej zaznaczysz swoją obecność i dasz szansę każdemu, aby dowiedział się o Twoim wydarzeniu. Jeżeli jego tematyka związana jest ze sztuką, designem, architekturą etc., użyj stron takich jak np. Pinterest.

 

Organizacja eventu, a środki finansowe

Pozyskaj sponsorów, patronów oraz inwestorów. Kosztów w najbliższych tygodniach będzie bez liku, a nie chcesz chyba, żeby wszystkie zostały opłacacone z Twojej własnej kieszeni. Zbierz przynajmniej część środków, aby pokryć zaliczki związane z wynajmem miejsca, sprzętu, cateringiem…Niektórzy podwykonawcy mogą oczekiwać pierwszych wpłat w momencie, gdy Twój event będzie wciąż szkicem.
• Upewnij się, że posiadasz plan oraz system dotyczący spraw administracyjnych. Niezliczona ilość dokumentów związana z Twoim wydarzeniem musi być perfekcyjnie uporządkowana, aby w każdej chwili mieć pod ręką niezbędny w danej chwili arkusz. Ponadto jest to Twoje zabezpieczenie przed ewentualnymi problemami z podwykonawcami lub partnerami. Organizacja eventu zawsze niesie ze sobą tego typu ryzyko.

 

Sprzedaj event

Przygotuj broszury, wypuść reklamy, poinformuj media, roześlij maile, wykonaj telefony, wyślij wiadomości do grup internetowych oraz odwiedź potencjalnych uczestników i sponsorów. Jakie są jeszcze inne kanały przekazu? Upewnij się, że wypuszczona przez Ciebie informacja jest kompletna, jednocześnie pozostawia małe niedopowiedzenia, które zaintrygują odbiorcę. Możesz m.in. zapowiedzieć muzyczną gwiazdę, bazując na jej osiągnięciach, nie zdradzając jednak nazwy.
• Pomyśl o grupie docelowej czyli oczekiwanemu odbiorcy Twojego wydarzenia. Jeżeli chcesz dotrzeć do starszego pokolenia, to spokojnie możesz pominąć kanały takie jak instagram, snapchat etc. Udaj się w miejsca i użyj narzędzi, z których korzystają adresaci.

 

Zbierz przedmioty przydatne dla przedsięwzięcia

Mogą być to medale, odręczne wspomnienia, nagrody czy certyfikaty. Jest wiele drobiazgów, które pozostaną niewidoczne dla niewprawnego oka, ale wypełnią każdy kąt i szczelinę. I nie zapomnij o stołach, krzesłach, nagłośnieniu, oznaczeniach, obrusach oraz wszystkich dużych i istotnych elementach. To jest kolejna kwestia, przy której musisz usiąść i spokojnie pomyśleć. Dopóki nie znajdziesz co najmniej 5 rzeczy, o których do tej pory zapomniałeś, nie przestawaj myśleć. Poczynając od długopisów, przez apteczkę pierwszej pomocy, baterie, lód, aż po przedłużacze. Musisz mieć pewność, że niezależnie od przebiegu wydarzenia, zabezpieczyłeś się na każdą ewentualność.

 

Skontaktuj się ze wszystkimi podwykonawcami

Umów fotografa oraz ekipę odpowiedzialną za relację wideo. Zaplanuj i załatw transport dla gości. Kolejno, catering i ekipę sprzątającą. Lista może się ciągnąć i ciągnąć, ale bez tego Twój event nie może się odbyć.
• Zamów jedzenie typu przekąski. To również dobry moment, aby pomyśleć i zaplanować podjęcie osób niepełnosprawnych. Rozważ menu dla wegetarian oraz gości, którzy są na specyficznych dietach. Wiele stron zajmujących się sprzedażą biletów posiada rubrykę “komentarz”, co pozwala także Tobie na poznanie dodatkowych potrzeb Twoich gości.
• Porozum się w sprawie krzeseł, stołów, tła, mikrofonów, głośników, komputerów, projektorów i wyświetlaczy, podiów i wszystkiego co będzie wymagało wcześniejszej instalacji na miejscu wydarzenia.

 

Przygotuj listę kontaktów

Będziesz potrzebował wszystkie istotne numery telefonów, adresy i e-maile członków zespołu. Jednocześnie, zrób podobną listę kontaktów z VIPami i dostawcami, którzy zapewniają podczas wydarzenia jakikolwiek serwis. Jeżeli ktoś nie pojawi się lub będzie się spóźniał, będzie to dla Ciebie szansa na uzyskanie informacji i odpowiednią reakcję.
• Załóżmy, że catering nie pojawia się na czas. Co robisz? Błyskawicznie odnajdujesz kontakt do nich i dzwonisz. Myśleli, że sam odbierzesz 100 kilogramów szarpanej wieprzowiny? Cóż, trudno. Bierzesz ponownie do ręki listę kontaktów, dzwonisz tym razem do kogoś z zespołu i wysyłasz go na miejsce. Dobra organizacja eventu to możliwość załatwienia podobnych spraw „od ręki”. Kryzys częściowo zażegnany. Ponadto wiesz już, żeby więcej z tą firmą nie współpracować, albo po prostu być bardziej precyzyjnym w trakcie dogadywania się z nimi.

 

Odwiedź miejsce wydarzenia wraz ze swoim zespołem

Rozejrzyj się uważnie, oceń parking, toalety, rozłożenie wejść oraz wyjść. Poszukaj miejsc w okolicy gdzie możesz kupić baterie, zrobić dodatkowe kopie dokumentów, kupić lód w kostkach i szybko zareagować na tego typu sytuacje. Poznaj ten teren i jego okolicę jak własną kieszeń. Organizacja eventu wymaga antycypacji na najwyższym poziomie.
• Skontaktuj się z osobą, od której wynajmujesz powierzchnię. Jest z pewnością lepiej zorientowana odnośnie otoczenia niż ktokolwiek inny. Być może są jakieś niuanse, o których powinineś wiedzieć. Ograniczenia czasowe? Może drzwi lub bramy są zamykane o konkretnych godzinach? Dowiedz się czy nie zaplanowano przypadkiem ćwiczeń przeciwpożarowych w trakcie Twojego wydarzenia! 🙂

 


Szukasz firmy, która zorganizuje event? Skontaktuj się z nami!


Podobne posty: