Organizacja imprez integracyjnych – cz. 1

Organizacja imprez integracyjnych – cz. 1 (Miesiące wcześniej)

 
Organizacja imprez integracyjnych
 

Poniższym poradnikiem chcielibyśmy Wam zaprezentować serię pomocnych artykułów, których głównym tematem będzie organizacja imprez integracyjnych. Temat podzieliliśmy na 4 części, w których szeroko opisujemy konkretne działania w zależności od obecnego terminu realizacji eventu. Pierwszy poradnik koncentruje się na początkowej fazie planowania imprezy, która najczęściej następuje już kilka (a czasami kilkanaście) miesięcy wcześniej. Organizacja imprezy integracyjnej potrafi być bardzo przytłaczającym obowiązkiem, a podejmowanie się tego bez dobrego planu, koordynacji i kontroli potrafi być nadzwyczaj ryzykowne. Z tego względu zachęcamy do zapoznania się z pierwszą częścią naszego poradnika, w którym krok po kroku opiszemy proces organizacji eventów.

 

Zdefiniuj rodzaj imprezy

Organizacja imprez integracyjnych

Posiadanie od samego początku spójnej wizji może naprawdę ułatwić organizację całej imprezy. Dlatego kluczowe jest, żeby jak najszybciej zadeklarować co konkretnie chcemy stworzyć i w którą stronę będziemy podążać. Czy ma to być konferencja naukowa? Czy może impreza charytatywna ze zbiórką funduszy? A może chcesz zorganizować uroczysty bankiet lub imprezę integracyjną? Postaraj się dokładnie to określić, ponieważ od tego zaczniesz swoje wstępne planowanie i w tym kierunku podejmiesz kolejne kroki, mające na celu realizację zadania.

 

Wyznacz sobie cele

Organizacja imprez integracyjnych

Ustal jaki jest Twój główny cel i co konkretnie chcesz osiągnąć? Nie skupiaj się tylko na liczbie ludzi, którzy pojawią się na Twojej imprezie ani na samym fakcie, że event w ogóle będzie miał miejsce. Skoncentruj się na tym, że chcesz, żeby po imprezie 15 kolejnych osób zapisało się do Twojego stowarzyszenia. A może chcesz zebrać na zbiórce charytatywnej 10 000 zł? Lub zależy Ci, żeby zmienić wśród przybyłych osób ich podejście do życia? Wyznacz sobie trzy realistyczne (w Twoim odczuciu) cele, które organizacja imprez integracyjnych pozwoli Ci spełnić. Trzymaj się tych celów i niech one motywują Cię, aż do samych realizacji.

 

Zbierz grupę pracowników

Organizacja imprez integracyjnych

Dobry i wyspecjalizowany zespół to podstawa sukcesu. Mądrze dobrani pracownicy mogą ułatwić Ci pracę na każdym szczeblu, począwszy od przygotowania harmonogramów i budżetu, po przygotowanie grafiki, zaproszeń i plakatów, a kończąc na witaniu gości i wykonywaniu pozostałej „czarnej roboty”. Innymi słowy, umiejętnie dobrana grupa ludzi, powoduje, że organizacja imprez integracyjnych przebiega według Twojej wizji i masz ich każdy element pod kontrolą.

Bądź pewny, że pozostajesz ze swoim zespołem w stałym kontakcie i wymiana informacji jest płynna, najlepiej natychmiastowa. Dobra współpraca na tym szczeblu jest niezbędna, a szybka komunikacja pozwoli wyeliminować potencjalne pomyłki i nieporozumienia.

Zawsze przy takich realizacjach staraj się pozyskać chętnych wolontariuszy. Jest wiele osób, które z przyjemnością zapoznają się z branżą eventową i pod Twoim okiem nauczą się procesu ich organizacji. Oczywiście, wszystko zależne jest od rodzaju imprezy, którą planujesz stworzyć. Często nie poradzisz sobie bez wyspecjalizowanych w swoim fachu ludzi, więc nie kieruj się tylko oszczędnościami i wybieraj swoich wolontariuszy mądrze.

 

Przygotuj budżet

Organizacja imprez integracyjnych

Wszystkie możliwe koszty, przychody, oferty sponsorskie i niespodziewane wydatki powinny być zawarte w Twoim kosztorysie. Jeśli na początku nie przyłożysz się odpowiednio do stworzenia dobrego budżetu, to później możesz odczuć tego drastyczne skutki. Od samego początku bądź jak najbardziej realistyczny, niczego nie zakładaj w ciemno i wprowadzaj swoje koszty po przemyślanych kalkulacjach. Zawsze poświęcaj więcej czasu na szukanie najlepszych rozwiązań w stosunku jakość/cena. Pozwoli Ci to na redukcję zbędnych kosztów i osiągnięcie odpowiedniej marży.

 

Wybierz czas i miejsce

Organizacja imprez integracyjnych

Jest to zdecydowanie najważniejszy punkt w tej części poradnika. Musisz się solidnie zastanowić w jakim miejscu i w jakim terminie większość ludzi odpowie na Twoje zaproszenie słowami – „Pewnie, wchodzę w to!”. Powinno Ci szczególnie zależeć żeby wybrana data była osiągalna, a lokalizacja przede wszystkim wygodna. Oczywiście na prestiżową lokalizację może nie jesteś w stanie sobie jeszcze pozwolić, ale w każdym wypadku wszystko opierać się będzie na dobrym rozłożeniu kosztów w Twoim budżecie.

Organizacja imprez integracyjnych to ciągłe poszukiwanie najlepszych i najtańszych lokalizacji, które często trzeba zarezerwować z dużym wyprzedzeniem. Jeżeli zdecydujesz się na konkretny termin i miejsce to nie zwlekaj, ponieważ w każdej chwili możesz zostać uprzedzony.

 

Zaplanuj logistykę imprezy

Organizacja imprez integracyjnych

Dobrze zaplanowana logistyka to absolutny must-do. Przemyśl czy w wybranej przez Ciebie lokalizacji znajduje się parking. Co z transportem niepełnosprawnych? Jak możesz wykorzystać w 100% procentach wynajętą Tobie przestrzeń? Jaki konkretnie sprzęt jest Ci potrzebny? Czy jesteś w ogóle zabezpieczony w nieprzewidzianej sytuacji, takiej jak np. zmiana pogody? Ilu tak naprawdę potrzebujesz osób, żeby wszystko przebiegło po Twojej myśli?

Na wszystkie te pytania musisz sobie wcześniej odpowiedzieć. Prześledź kilkakrotnie cały scenariusz imprezy i zastanów się co może być skomplikowane i poświęć temu szczególną uwagę.

 

Pomyśl o reklamie i marketingu

Organizacja imprez integracyjnych

Przy przygotowaniu plakatów, ulotek lub zaproszeń upewnij się, że niczego nie zapomniałeś. Pamiętaj, żeby zamieścić podstawowe informacje na temat daty, czasu, miejsca, nazwy imprezy, ewentualnego programu oraz atrakcji. Wykorzystaj w reklamie wszystkie atuty swojego eventu i przekaż je schludnie, w wybranej przez Ciebie formie marketingu. Jeżeli impreza jest publiczna, to rozważ użycie najpopularniejszych dzisiaj Social Media, za pomocą których najłatwiej dotrzesz do potencjalnie zainteresowanej grupy odbiorców. Jeśli jest taka potrzeba to warto skorzystać z równie popularnych narzędzi reklamowych, które swobodnie pozwolą relacjonować Twój event na żywo.

 

Zorganizuj swoją pracę

Organizacja imprez integracyjnych

To bardzo prawdopodobne, że w tym momencie czujesz się jak zagubiona w lesie fretka, która nie ma pojęcia co dalej zrobić. Zrelaksuj się, weź oddech i… otwórz nowy arkusz w Excelu. Zbierz wszystkie swoje myśli, przelej je do programu i zacznij je powoli segregować. Na pierwszy rzut oka, może Ci się wydawać, że to bezsensowna zbieranina różnych idei i koncepcji, ale po niedługim czasie będziesz sobie wdzięczny, że wszystkie je tam spisałeś. Tym sposobem na pewno niczego nie zapomnisz. Dodatkowo zacznij organizować swoje zadania w formie “to-do listów”, a wszystkim zaangażowanym osobom przypisz stosowne obowiązki. Kontroluj swoje terminy i przestrzegaj aby przypadkiem nie przegapić czegoś ważnego .


Potrzebujesz pomocy w organizacji imprezy integracyjnej? Skontaktuj się z nami!


Podobne posty: